Qu’est-ce que le Shadow IT ?
Le Shadow IT, ou IT fantôme, désigne l’ensemble des systèmes d’information et des solutions technologiques utilisés au sein d’une entreprise sans l’approbation de la direction informatique.
Il peut s’agir d’applications, de logiciels, de partage de fichiers, de matériels ou de services cloud adoptés par les employés pour répondre à leurs besoins spécifiques, mais qui ne sont pas officiellement reconnus ou gérer par le service informatique.
Ce phénomène, bien que souvent perçu comme une solution à court terme pour augmenter la productivité ou simplifier le travail, peut introduire des vulnérabilités de sécurité significatives et présente un risque non négligeable pour la gouvernance des données de l’entreprise.
Quelles sont les avantages du Shadow IT pour les employés ?
Les employés peuvent être tentés d’utiliser le Shadow IT pour diverses raisons. Que ce soit pour gagner en efficacité, pour contourner les processus officiels jugés trop lourds, ou pour utiliser des outils avec lesquels ils sont déjà familiarisés, le recours à ces technologies non approuvées peut sembler séduisant. Voici les principales raisons pour lesquelles les employés peuvent être inciter à pratiquer le Shadow IT.
1. La recherche d’efficacité
Face à des procédures internes parfois lourdes et des outils IT officiels qui ne répondent pas toujours à leurs besoins spécifiques, ils peuvent être tentés de se tourner vers des solutions alternatives plus rapides et plus simples à utiliser.
2. Le manque de connaissance
Tous les utilisateurs ne sont pas toujours pleinement conscients des risques associés à l’utilisation de technologies qui ne sont pas en conformité avec la politique de sécurité de l’entreprise. Ils peuvent donc adopter des pratiques à risque sans en mesurer les conséquences.
3. La culture de l’innovation
Dans des secteurs en évolution rapide, la pression pour rester à la pointe de la technologie peut encourager l’utilisation de nouvelles applications, même si elles ne sont pas officiellement sanctionnées par l’entreprise.
Les applications à base d’intelligence artificielle (IA) offre des opportunités incroyables pour automatiser des tâches, analyser de grands ensembles de données et améliorer l’efficacité opérationnelle. Cependant, lorsqu’elle est utilisée sans l’autorisation du service informatique, elle peut également devenir un exemple de Shadow IT.
4. Les habitudes personnelles
Certains employés peuvent également utiliser des outils avec lesquels ils sont déjà familiers à titre personnel, et qui ne sont pas nécessairement conformes aux politiques de sécurité de l’entreprise. Cela peut inclure des applications de stockage cloud non chiffrées ou l’utilisation d’un réseau Wi-Fi public pour accéder à des données sensibles.
Quels sont les risques et les dangers du Shadow IT ?
Bien que le Shadow IT puisse sembler être une solution rapide et pratique pour les collaborateurs, il peut présenter des risques importants pour la sécurité informatique de l’entreprise.
La fuite de données
L’un des risques majeurs associés au Shadow IT est la fuite de données. En effet, lorsque les employés utilisent des applications et des services non approuvés, les données de l’entreprise peuvent être transférées ou stockées à l’extérieur de l’environnement sécurisé de l’entreprise, ce qui les rend plus vulnérables aux cyberattaques.
En outre, ces outils non autorisés peuvent ne pas offrir le même niveau de cryptage ou de protection des données que les solutions recommandées par l’entreprise, augmentant ainsi le risque de fuites de données.
De telles fuites peuvent entraîner des pertes financières considérables, nuire à la réputation de l’entreprise et entraîner la non-conformité aux réglementations sur la protection des données.
Les vulnérabilités
Le Shadow IT peut également introduire des vulnérabilités dans le système informatique de l’entreprise.
En utilisant des applications non autorisées, les employés peuvent involontairement télécharger des logiciels malveillants ou accéder à des sites web dangereux, exposant ainsi l’ensemble du réseau de l’entreprise à différents types de cyberattaques.
Les mises à jour et les correctifs de sécurité peuvent également être négligés pour ces applications, augmentant ainsi les risques en matière de sécurité.
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La perte de contrôle sur les données
L’utilisation du Shadow IT peut entraîner une perte de contrôle sur les données sensibles de l’entreprise.
En effet, si les utilisateurs stockent ou partagent ces données en utilisant des solutions non approuvées basées sur le cloud, il devient difficile pour l’entreprise de suivre qui a accès à ces informations et comment elles sont gérées.
Cela peut également entraîner des problèmes de confidentialité liés au RGPD.
Exemple concret de Shadow IT
Imaginons une équipe de projet qui choisit d’utiliser un outil de gestion de projet en ligne pour suivre les progrès et coordonner les tâches. Cet outil n’est pas officiellement approuvé par le service informatique de l’entreprise, mais l’équipe trouve qu’il améliore leur efficacité et leur collaboration. Cette situation est un parfait exemple de Shadow IT.
L’équipe a introduit une nouvelle technologie sans l’approbation officielle, ce qui peut potentiellement exposer l’entreprise à des risques de sécurité. Par exemple, si l’outil de gestion de projet en ligne est compromis, les informations confidentielles du projet pourraient être exposées.
De plus, si l’outil n’est pas sauvegardé par l’équipe informatique, les données pourraient être perdues en cas de problème technique.
Comment prévenir la pratique du Shadow IT dans votre entreprise ?
Pour protéger l’entreprise contre les pratiques associés au Shadow IT, il est essentiel que le département informatique établisse une stratégie claire afin de prendre des mesures efficace pour minimiser les risques inhérents au Shadow IT.
Sensibiliser le personnel
La première étape pour prévenir le Shadow IT passe par la sensibilisation des employés. Il est important d’éduquer les utilisateurs sur les risques de sécurité informatique liés à l’utilisation d’applications non approuvées et de promouvoir les bonnes pratiques sur les politiques internes en matière de technologie.
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Identifier et contrôler l’usage du Shadow IT
L’identification du Shadow IT au sein de l’entreprise constitue une étape importante. Cela implique l’audit régulier des technologies utilisées par les collaborateurs, l’analyse des flux de trafic réseau pour détecter toute activité inhabituelle et l’utilisation d’outils de gestion des actifs informatiques pour avoir une vue d’ensemble du parc technologique.
Mettre en place des solutions alternatives
Pour répondre aux besoins spécifiques des employés, il peut être utile pour l’entreprise de proposer des solutions alternatives officiellement approuvées qui répondent mieux à leurs attentes. Cela peut consister en la mise en place de logiciels validés par les équipes informatiques qui sont à la fois flexibles et sécurisés.
Renforcer la gouvernance informatique
Enfin, il est essentiel pour l’entreprise de renforcer sa gouvernance informatique en établissant des processus clairs et des politiques de sécurité strictes pour limiter les risques liés au Shadow IT. Cela inclut la mise en place de procédures d’approbation pour toute nouvelle technologie adoptée et l’utilisation de solutions telles que le chiffrement des données et la surveillance de l’accès aux informations sensibles.
Gérer les usages liés au Shadow IT : Un défi et une opportunité pour l’entreprise
En somme, le Shadow IT constitue à la fois un défi et une opportunité pour les entreprises.
Il est crucial de comprendre que son usage n’est pas simplement un refus de se conformer aux politiques internes, mais un signe que les outils technologiques existants ne répondent peut-être pas aux besoins des utilisateurs.
Plutôt que de l’interdire totalement, il serait bénéfique de canaliser cette initiative en offrant des alternatives sécurisées qui respectent les exigences de l’entreprise tout en répondant aux attentes des utilisateurs.
Cela demande une sensibilisation constante des utilisateurs, une gouvernance informatique robuste et un effort proactif pour identifier et contrôler le Shadow IT au sein de l’organisation afin de réduire les risques.
Les experts de FC MICRO sont là pour vous accompagner dans cette démarche et vous aider à gérer efficacement le Shadow IT dans votre entreprise.
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