1. Nommez un responsable de projet pour le déménagement informatique
Le rôle d’un responsable de projet déménagement
Il est de veiller à ce que le déménagement se déroule sans heurts et conformément au plan établi. Il sera responsable de la coordination avec les différentes équipes impliquées dans le déménagement. Ce rôle peut également être confié à un consultant informatique si vous ne disposez pas des ressources en interne pour mener à bien ce projet.
Les compétences requises pour un responsable de projet déménagement
Le responsable de projet doit avoir de bonnes capacités d’organisation et de communication. Il doit être capable de travailler sous pression et de gérer les changements de dernière minute.
Le responsable projet n’est pas nécessairement informaticien, il doit surtout maîtriser les aspects logistiques.
Coordination avec les prestataires
Si vous faites appel à des prestataires tiers pour votre déménagement, le responsable de projet coordonnera les actions avec eux pour s’assurer qu’ils comprennent les exigences de votre projet et de votre calendrier. Cela inclut les fournisseurs d’accès à Internet, les opérateurs de services téléphoniques et les sociétés de location de matériel informatique.
2. Faire un inventaire du parc informatique à déménager
Inventoriez tout le matériel informatique à déménager
Faites un état des lieux complet de votre parc informatique. Cela inclut les serveurs, les stations de travail, les ordinateurs portables, les imprimantes et tout autre périphérique. Dressez une liste de tous les numéros de modèle, numéros de série et étiquettes d’immobilisation de chaque pièce d’équipement.
Identifiez toutes les connexions informatiques à déplacer
Afin d’éviter de perdre des données ou de perturber le fonctionnement de l’entreprise, il est important de connaître toutes les connexions qui devront être déplacées. Cela comprend la connexion internet, les connexions téléphoniques et les interconnexions avec les systèmes informatiques externes.
3. Définissez vos besoins pour le déménagement de l’infrastructure informatique
Impliquez votre service informatique
Cela vous aidera à identifier les éventuels changements à apporter à votre infrastructure informatique en vue du déménagement. Il est judicieux d’intégrer votre équipe informatique dans ce processus afin qu’elle puisse donner son avis sur la meilleure façon d’implémenter le système d’information sur le nouveau site.
Veillez à prendre en compte toute dépendance de l’entreprise à l’égard des systèmes informatiques, tels que les serveurs de messagerie ou les applications métiers.
Identifier les systèmes nécessitant d’être changés
Si l’un de vos systèmes informatiques est obsolète ou a besoin d’être réparé, il peut être judicieux de profiter de l’occasion pour le mettre à jour. Vous éviterez ainsi d’éventuelles perturbations pendant le déménagement et vous vous assurerez que votre entreprise dispose des dernières technologies.
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4. Vérifier que les futurs locaux sont conformes à vos attentes
Planifiez l’aménagement du nouvel espace
Une fois que vous êtes arrivé dans vos nouveaux locaux, il est important d’avoir un plan pour l’installation du nouvel espace. Il s’agit notamment de placer tous les meubles et équipements au bon endroit et de connecter tous les câbles et cordons.
Vérifiez la connectivité pour les postes utilisateurs
Assurez-vous que les postes de travail des utilisateurs disposeront du niveau de connectivité approprié dans le nouveau site. Cela inclut l’accès à l’Internet, au courrier électronique, aux imprimantes et à toute autre ressource réseau dont ils ont besoin pour faire leur travail.
Préparez l’aménagement de la future salle informatique
Dans de nombreux cas, la salle informatique devra être reconfigurée pour accueillir de nouveaux équipements. Des travaux seront peut-être à prévoir en vue de respecter les exigences en termes de refroidissement et d’alimentation de la salle serveur. Il est recommandé de travailler avec un prestataire informatique expérimenté pour s’assurer que le nouvel espace répond à vos besoins.
5. Définissez un plan d’action
Veillez à vous accorder suffisamment de temps pour planifier et exécuter votre déménagement informatique avec votre responsable projet. Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager de faire appel à différents prestataires.
Préparez le plan de l’implantation informatique dans les futurs locaux
Afin d’éviter toute perturbation majeure, il est important d’avoir un plan bien défini pour intégrer l’infrastructure informatique dans les nouveaux bureaux. Il s’agit notamment de déterminer l’emplacement idéal des salles de serveurs, des routeurs et des autres équipements de réseau.
Répartir les rôles de chaque intervenant
Afin d’assurer une organisation sans faille du déménagement informatique, il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe impliqué dans le projet. Cela inclut tout le monde, du personnel informatique aux déménageurs de bureaux.
Anticipez les démarches pour équiper les nouveaux locaux
Outre le déplacement de l’équipement physique, quelques autres mesures doivent être prises pour que le nouveau bureau soit opérationnel. Il s’agit notamment des commandes pour l’acquisition de nouveaux liens (par exemple la fibre) ou de la nouvelle configuration des équipements réseau à prévoir.
Planifiez le déménagement informatique
Choisissez une date pour le grand jour et assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet de déménagement sont au courant de l’heure à laquelle il aura lieu. Si possible, essayez de programmer le déménagement pendant une période creuse ou pendant le week-end pour minimiser les perturbations.
Rédiger le planning des interventions
Créez un calendrier détaillé décrivant les étapes à suivre pour mener à bien le déménagement informatique. Ce calendrier doit comprendre un échéancier pour chaque étape du processus, ainsi que la désignation des responsables de chaque tâche.
Documentez tous les processus informatiques
Avant de déménager vos locaux, il est essentiel de documenter tous les processus et procédures informatiques. Cela permettra d’assurer une transition en douceur et de minimiser les temps d’arrêt.
Veillez à inclure tous les détails importants concernant la configuration actuelle de vos systèmes informatiques. Cela vous sera utile lorsque vous devrez apporter des modifications sur vos systèmes ou résoudre des problèmes à l’avenir liés à la nouvelle implantation.
6. Prévoir un plan de communication auprès des utilisateurs
Prévenir tous les employés du déménagement à venir
Tous les employés doivent être informés du déménagement à venir dès que possible. Il convient de leur donner un calendrier du déménagement et de les informer de l’état d’avancement des travaux.
Il est important de fournir des explications complètes sur les raisons du déménagement et les changements attendus pour les employés.
Fournir une procédure aux utilisateurs sur les actions à réaliser
Les utilisateurs doivent recevoir une procédure sur ce qu’ils doivent faire le jour du déménagement. Ils doivent recevoir des instructions sur la manière de se connecter à leurs nouveaux comptes et systèmes. Ils doivent également recevoir une liste de contacts au cas où ils rencontreraient des problèmes.
7. Préparer le transfert du matériel informatique sur le nouveau site
Testez vos systèmes sur le site d’arrivé
Une fois que tout est en place et opérationnel, il est important de tester vos systèmes pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement. Il s’agit notamment d’exécuter tous vos processus d’affaires pour s’assurer qu’il n’y a pas de perturbations.
Prévoyez une couverture d’assurance adéquate
Il se peut que votre police d’assurance commerciale ordinaire ne couvre pas les dommages causés à votre matériel informatique pendant un déménagement. Vérifiez auprès de votre assureur et souscrivez une couverture adéquate bien avant le déménagement.
Installez les serveurs et autres équipements essentiels à la mission
Une fois que vous êtes arrivé dans votre nouveau site, il est temps d’installer les serveurs et les autres équipements essentiels. Il s’agit notamment de connecter tous les câbles et cordons et de configurer l’équipement en fonction de vos spécifications.
Étiquetez tous les câbles et cordons
L’étiquetage de chaque câble et cordon vous fera gagner beaucoup de temps et vous épargnera bien des frustrations au moment de reconnecter votre équipement.
Veillez à étiqueter chaque câble avec la pièce d’équipement correspondante.
Sauvegardez vos données
L’une des étapes les plus importantes à suivre lors d’un déménagement informatique est de sauvegarder toutes vos données. Toutes les données de l’entreprise doivent être sauvegardées sur des supports fiables avant le déménagement.
Vous pouvez également envisager de stocker vos données sensibles sur une solution de sauvegarde externalisée pour éviter toute perte pendant le déménagement.
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8. Jour J : Le déménagement informatique de l’entreprise
Emballez correctement votre équipement informatique
Utilisez des matériaux d’emballage appropriés, tels que du papier bulle et de la mousse, pour protéger votre équipement informatique pendant le déménagement. Veillez à bien emballer le matériel afin qu’il ne se déplace pas et ne soit pas endommagé pendant le transport.
Engagez une entreprise de déménagement professionnelle
Pour un déménagement informatique réussi, il est préférable d’engager une entreprise de déménagement professionnelle qui a de l’expérience dans la manipulation d’équipements informatiques sensibles. Elle disposera des outils et des ressources nécessaires pour déplacer votre infrastructure informatique en toute sécurité.
Le responsable projet devra s’assurer que le prestataire transfert le matériel informatique selon le planning établi.
Faire appel à un spécialiste du déménagement informatique
Le transfert de ressources informatiques peut constituer une étape cruciale dans le cycle de vie d’une entreprise. Il nécessite une anticipation minutieuse, une communication claire et l’expertise de toutes les parties concernées pour s’assurer que rien n’est perdu ou compromis au cours de ce processus délicat.
Les équipes de FC MICRO sont là pour vous aider dans tous vos besoins de déménagement informatique. Nous veillerons à ce que le processus de transfert de vos équipements informatiques soit aussi fluide et efficace que possible pour vos employés, vos clients et votre entreprise.
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