16 conseils pour mettre en place une solution de télétravail efficace en entreprise

1 Sep, 2022
Conseils pour mettre en place une solution de télétravail

La pandémie de COVID-19 a obligé les entreprises du monde entier à réévaluer leurs besoins en matière d’espace de bureau et à chercher des alternatives à la journée de travail traditionnelle. Pour beaucoup, cela signifie adopter le télétravail, c’est-à-dire travailler à domicile ou dans un autre lieu éloigné, en utilisant des technologies telles que la visioconférence et les outils de collaboration basés sur le cloud computing pour rester en contact avec les collègues et les clients.
Les entreprises françaises se sont rapidement adaptées, et de nombreux employés travaillent désormais à domicile.

En 2021, 22 % des salariés ont télétravaillé en moyenne chaque semaine (source INSEE).

L’installation d’une solution de télétravail au sein de votre entreprise peut être un excellent moyen de promouvoir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée pour les employés et de les aider à se sentir liés à la culture de l’entreprise. Cependant, il est important de définir des lignes directrices claires pour les collaborateurs qui travaillent à distance, de choisir une solution de télétravail adaptée à la structure de votre entreprise et de répondre à toutes les préoccupations concernant la mise en œuvre du télétravail.

Les avantages du travail à distance

La mise en place d’une solution de télétravail pour une entreprise présente de nombreux avantages, notamment :

Diminution des arrêts maladie – En permettant aux employés de travailler à domicile, vous pouvez réduire le risque qu’ils soient exposés à des collègues malades.

Réduction des frais généraux – Le télétravail peut aider votre organisation à réduire vos coûts sur le loyer (besoin de moins de mètres carrés), les frais d’électricités, le chauffage, etc.

Une plus grande flexibilité – Le télétravail permet aux employés de mieux équilibrer leur vie professionnelle et personnelle. Cela peut se traduire par une satisfaction et une productivité accrues.

Amélioration du recrutement et de la fidélisation – Les organisations qui proposent des options de télétravail ont souvent plus de facilité à recruter et à fidéliser les meilleurs talents.

Avantages environnementaux – Le télétravail peut contribuer à réduire l’empreinte carbone de votre entreprise en éliminant les émissions liées aux déplacements.

Si vous envisagez de mettre en place une solution de télétravail en entreprise, ce ne sont là que quelques-uns des avantages à garder à l’esprit. En procédant ainsi, vous pourriez améliorer la santé et la sécurité de vos employés, tout en augmentant la productivité et en réalisant des économies.

 

Découvrez nos 16 conseils pour faciliter la mise en œuvre d’une solution de télétravail

Il y a de nombreux points importants à garder à l’esprit lorsque vous mettez en place une solution de télétravail dans votre entreprise. Voici 16 conseils à appliquer :

 

1. Impliquer vos salariés afin de recueillir leurs attentes

Avant de mettre en place une politique de télétravail, il est important d’impliquer vos employés et de recueillir leurs attentes.

  • Que pensent-ils du télétravail ?
  • Quels sont leurs besoins ?
  • Quelles sont leurs préoccupations ?

Cela vous aidera à adapter la politique pour répondre à leurs besoins et à leurs préoccupations. C’est également un bon moyen de susciter l’adhésion à la solution du télétravail.

 

Impliquer les salariés dans le télétravail

 

2. Définissez des buts et des objectifs clairs pour votre politique de télétravail

Une politique de télétravail est un ensemble de lignes directrices que les entreprises utilisent pour déterminer quels employés sont autorisés à travailler à domicile, à quelle fréquence ils peuvent le faire et quels types de tâches sont appropriés pour le télétravail.
La mise en place d’une politique de télétravail permet de s’assurer que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités. Elle permet également d’éviter les malentendus et les erreurs de communication concernant les accords de télétravail.
La politique de télétravail doit aussi être flexible afin de répondre aux besoins des employés et de l’entreprise. Par exemple, il peut être nécessaire d’adapter la politique en temps de crise ou en cas de changement important dans l’organisation du travail.

 

3. Définir la portée de la solution de télétravail

Lorsque vous cherchez à mettre en place une solution de télétravail pour votre entreprise, il est important de définir d’abord le champ d’application de la solution.

  • Quels types de postes seront en mesure de travailler à distance ?
  • Quels types de tâches peuvent être accomplies à distance ?
  • Quel type de travail nécessite une présence sur place ?
  • Quels sont les besoins de votre entreprise en matière de bande passante et de connectivité ?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer la meilleure solution pour votre entreprise. Une fois que vous avez défini le champ d’application, vous pouvez commencer à examiner les solutions qui répondront aux besoins de votre entreprise.
Il existe une grande variété de solutions technologiques pour le télétravail. Vous devrez choisir la bonne technologie en fonction des besoins de votre entreprise et de votre budget. Parmi les options courantes, citons les solutions basées sur le cloud et les réseaux privés virtuels (VPN).

 

4. Choisissez la bonne technologie

Le type de technologie que vous choisirez dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, mais il y a quelques facteurs clés à garder à l’esprit.
Premièrement, vous devez vous assurer que la technologie est sécurisée et qu’elle répond à toutes les exigences de conformité de votre entreprise.
Ensuite, vous devez vous assurer que la technologie est facile à utiliser et qu’elle offre une bonne expérience utilisateur.
Enfin, vous devez vous assurer que la technologie est évolutive et qu’elle peut prendre en charge un grand nombre d’utilisateurs.

 

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5. Renforcez la sécurité des données

En cas de télétravail, il est important de veiller à ce que toutes les données soient sécurisées. Cela concerne aussi bien les données de l’entreprise que celles des employés. Assurez-vous que les données sont cryptées et que les employés n’ont accès qu’aux ressources dont ils ont besoin. De plus, établissez des directives claires sur la manière dont les informations doivent être partagées et stockées.
Il existe plusieurs façons d’y parvenir :

  • Utilisez une solution sécurisée pour réaliser le travail à distance tel que MyCloud de FC MICRO
  • Cryptez toutes les données envoyées ou reçues par voie électronique
  • Limitez l’accès aux données sensibles aux seules personnes qui en ont absolument besoin
  • Installez et maintenez un logiciel de sécurité sur tous les appareils qui seront utilisés pour le télétravail

 

6. Assurez-vous que les employés comprennent la politique de télétravail

Il est important que les employés comprennent la politique de télétravail de l’entreprise avant de commencer à travailler à domicile. Ils doivent savoir ce que l’on attend d’eux en termes d’heures de travail, de communication et de productivité. Pour ce faire, vous pouvez organiser des réunions d’information, dispenser une formation ou créer un document FAQ.

 

7. Fournissez à chaque télétravailleur l’équipement et les fournitures nécessaires

Veillez à ce que les employés disposent de l’équipement et des ressources nécessaires pour travailler efficacement à domicile. Il peut s’agir d’un ordinateur portable, d’une imprimante, d’une connexion Internet et de tout autre logiciel ou matériel spécifique requis pour leur travail. Vous devrez également vous assurer qu’ils disposent d’un espace de travail confortable à leur domicile.

 

8. Mettez en place une période d’essai

Avant de mettre en œuvre une solution de télétravail à l’échelle de l’entreprise, il est important de la tester avec un petit groupe d’employés. Cela vous permettra de régler les problèmes éventuels et de vous assurer que la solution répond bien aux besoins de votre entreprise.

 

9. Évaluez les résultats de la période d’essai

Après la période d’essai, il est important d’évaluer les résultats.

  • Comment les employés ont-ils trouvé le travail à domicile ?
  • La productivité a-t-elle été affectée ?
  • Quelles difficultés ont été rencontrées ?

En évaluant les résultats, vous pouvez ajuster vos processus de télétravail et optimiser la productivité de vos collaborateurs.

 

Résultat de la période d'essai de la solution de télétravail

 

10. Déployez la solution de télétravail en production

Si la période d’essai a été concluante, vous pouvez mettre en œuvre la solution de télétravail dans toute l’entreprise. Le déploiement doit être soigneusement planifié et exécuté pour assurer une transition en douceur. Il est important de communiquer la décision aux employés et de leur fournir des directives claires.

 

11. Formez vos collaborateurs

De nombreux employés peuvent ne pas être familiarisés avec les outils et les processus nécessaires au télétravail efficacement. En réalisant une formation, vous pouvez aider les employés à faire la transition vers les outils de télétravail et vous assurer qu’ils restent productifs.

 

12. Fournir une assistance continue aux employés

Vous devez mettre en place un service d’assistance joignable via un numéro ou une adresse électronique afin que les employés puissent obtenir de l’aide lorsqu’ils en ont besoin. Il faut notamment veiller à ce qu’ils aient accès aux ressources et aux outils nécessaires pour réussir leurs missions.

 

13. Suivi et ajustement de la solution de télétravail

Il est important de superviser la solution de télétravail une fois qu’elle a été déployée. Cela vous aidera à identifier tout problème et à faire les ajustements nécessaires.
Voici quelques exemples pour vous assurer que la solution de télétravail fonctionne efficacement :

  • Surveiller la productivité et les performances des employés
  • Communiquer régulièrement avec les employés
  • Sollicitez les commentaires des employés

 

14. Formez les managers à la gestion des équipes à distance

Les gestionnaires et les superviseurs devront être formés sur la façon de gérer efficacement les travailleurs à distance. Il s’agit notamment de comprendre les différents besoins de communication des travailleurs à distance, de fixer des attentes claires en matière d’heures de travail et de productivité, de fournir un feedback et un soutien moral si nécessaire.

 

Formation manager à la gestion des télétravailleurs

 

15. Encouragez les pauses et les interactions sociales

Les télétravailleurs étant dispersés dans différents endroits, le travail à domicile peut être source d’isolement et de stress. Il est important d’encourager une communication régulière, à faire des pauses et, si possible, essayer de prévoir des interactions sociales régulières avec d’autres employés (même si ce n’est que virtuellement). Cela peut se faire par le biais d’appels vidéo réguliers ou de salons de discussion à l’échelle de l’entreprise.

 

16. Révisez régulièrement la politique de télétravail

La politique de télétravail doit être revue régulièrement, par exemple une fois par an. Cela vous permettra d’évaluer son efficacité et d’apporter des modifications si nécessaires. Assurez-vous également que vous suivez les dernières tendances en matière de télétravail et adaptez votre politique en conséquence.

 

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